Cómo hacer un mejor y más funcional Manual de Políticas y Procedimientos PLD

Para cumplir con las obligaciones de Prevención de Lavado de Dinero, es necesario contar con un Manual de Políticas y Procedimientos de PLD. Dicho manual debe presentarse a la CNBV a fin de determinar si cumple o no con lo señalado en las Disposiciones de Carácter General en materia de prevención del lavado de dinero y financiamiento al terrorismo.

Manual de Politicas y Procedimientos

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Para poder realizar el manual es necesario que conozcas todas las Disposiciones generales que te competen y  los lineamientos para la elaboración del manual, que encontrarás en el Diario Oficial de la Federación (DOF).

Para auxiliarte en la elaboración del Manual de Políticas y Procedimientos, existe un cuestionario que contiene los puntos principales que el manual debe tener y sirve de base para que dicho manual sea mejor y más funcional.

A continuación se enlistan algunos de los puntos con que cuenta dicho cuestionario.

IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE Y DEL USUARIO

Es necesario ver si el manual cuenta con criterios y procedimientos para:

  • Llevar a cabo la identificación de personas físicas de nacionalidad mexicana o nacionalidad extranjera con calidad de inmigrante o inmigrado.
  • Llevar a cabo la identificación de personas morales de nacionalidad mexicana.
  • Llevar a cabo la identificación de personas físicas de nacionalidad extranjera.
  • Llevar a cabo la identificación de personas morales de nacionalidad extranjera.
  • Llevar a cabo la identificación de sociedades, dependencias y entidades a las que se les podrán aplicar medidas simplificadas (siempre y cuando hayan sido clasificadas de bajo riesgo).
  • Llevar a cabo la identificación del Proveedor de Recursos (personas físicas o morales).
  • Llevar a cabo la identificación de los Propietarios Reales.
  • Llevar a cabo la identificación de los coacreditados, obligados solidarios o terceros autorizados.
  • Llevar a cabo la identificación de los Beneficiarios.
  • Recabar otro medio de identificación, en caso de que los documentos de identificación proporcionados por el usuario presenten tachaduras o enmendaduras.
  • Operar cuando la SOFOM, E.N.R., emita tarjetas de crédito a personas distintas del titular de un contrato.
  • Que, en caso de que la SOFOM E.N.R., sea titular de una Cuenta Concentradora en un Sujeto Obligado, aplique las políticas y medidas de identificación y conocimiento del usuario que efectúe operaciones en tal cuenta, dé seguimiento a todas las operaciones realizadas en la misma y reporte a la SHCP las operaciones Relevantes, Inusuales o Internas Preocupantes que correspondan.
  • Llevar a cabo una entrevista personal con el cliente o con su apoderado a efecto de recabar los datos y documentos de identificación, antes de iniciar una relación comercial.
  • Conservar como parte del expediente de identificación, el resultado de la entrevista, de la visita al domicilio de los clientes, así como el cuestionario de identificación que permita obtener mayor información sobre el origen y destino de sus recursos, el lugar de su residencia y demás circunstancias que determine la entidad.
  • Que indiquen los datos que deberá requerir a los Beneficiarios cuando se presenten a ejercer sus derechos.
  • Llevar a cabo una política de identificación tratándose de fideicomisos, mandatos o comisiones que la SOFOM, E.N.R., se encuentre facultada para realizar.
  • Prevenir el uso indebido de los mecanismos o tecnología, en caso de realizar operaciones a través de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología.
  • Dar seguimiento a las operaciones que realicen sus clientes y usuarios con tarjetas prepagadas bancarias en moneda extranjera, así como cualquier tipo de medio de pago que permita realizar pagos o retirar efectivo en establecimientos mercantiles o cajeros automatizados.
  • Reclasificar a sus clientes en el grado de riesgo superior que corresponda, cuando se detecte un cambio significativo en su comportamiento transaccional sin justificación o cuando surjan dudas acerca de la veracidad o exactitud de los datos o documentos proporcionados por el mismo, así como verificar y solicitar la actualización de los datos y documentos de identificación.
  • Realizar una visita al domicilio de los clientes que sean clasificados como de alto riesgo a efecto de integrar debidamente los expedientes de identificación, así como para actualizar los datos y documentos correspondientes.

POLÍTICA DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Y DEL USUARIO

Es necesario ver si el Manual de Políticas y Procedimientos cuenta con criterios y procedimientos para:

  • Señalar que el perfil transaccional de cada uno de sus clientes se basa en la información que ellos mismos proporcionen a la SOFOM E.N.R., y, en su caso, en aquella con que cuente la Entidad respecto del monto, número, tipo, naturaleza y frecuencia de las operaciones que comúnmente realizan dichos clientes; el origen y destino de los recursos involucrados; así como en el conocimiento que tenga el empleado o funcionario de la SOFOM E.N.R., respecto de sus clientes.
  • Llevar a cabo una política de conocimiento del cliente basada en el grado de riesgo transaccional que representen, de tal manera que cuando el grado de riesgo sea mayor, la SOFOM E.N.R., recabe mayor información sobre su actividad preponderante y realice una supervisión más estricta a su comportamiento transaccional.
  • Señalar que su sistema de alertas deberá permitir a la Entidad dar seguimiento y detectar oportunamente cambios en el comportamiento transaccional de sus clientes.
  • Clasificar a los clientes por su grado de riesgo, estableciendo como mínimo dos clasificaciones: alto y bajo riesgo.
  • Obtener la aprobación de un funcionario que ocupe un cargo dentro de los tres niveles jerárquicos inferiores al de director general dentro de la SOFOM.E.N.R., a efecto de iniciar o continuar la relación comercial con una persona que pretenda ser cliente o ya lo sea y que reúna los requisitos para ser considerado como PEP´s y, además, como de alto riesgo.
  • Llevar a cabo la aplicación de cuestionarios de identificación que le permitan a la entidad obtener mayor información sobre el origen y destino de los recursos así como de las actividades y operaciones que realizan o que pretendan llevar a cabo sus clientes que hayan sido catalogados como de alto riesgo, así como a los nuevos que reúnan tal carácter.
  • Que el Oficial de Cumplimiento tenga conocimiento de los contratos u operaciones que puedan generar un alto riesgo para la SOFOM, E.N.R., así como los procedimientos que se deberán llevar a cabo para tramitar la aprobación para la celebración de contratos u operaciones de clientes que, por sus características, pudiesen generar un alto riesgo para la entidad. La cual se deberá otorgar, previamente a la celebración de dichos contratos u operaciones, de forma escrita o electrónica, por al menos un directivo o persona con nivel de alta responsabilidad que cuente con facultades específicas para efectuar la referida aprobación.
  • Determinar tanto el grado de riesgo de las operaciones que realice la SOFOM, E.N.R., con PEP´s de nacionalidad mexicana como para determinar si su comportamiento transaccional corresponde razonablemente con las funciones, nivel y responsabilidad de dichas personas, de acuerdo con el conocimiento e información de que disponga la SOFOM, E.N.R.
  • Permitir a la SOFOM, E.N.R., identificar a los Propietarios Reales de los recursos empleados por los clientes y usuarios en sus contratos u operaciones, en términos de las Disposiciones.

REPORTES

Debemos considerar que el Manual de Políticas y Procedimientos cuente con criterios para:

  • Establecer el plazo y el medio para reportar Operaciones Relevantes.
  • Establecer el plazo y el medio para reportar operaciones que hubiesen sido dictaminadas como Inusuales.
  • Indicar las circunstancias a considerar para determinar una operación como Inusual.
  • Definir los mecanismos con base en los cuales se examinarán los antecedentes y propósitos de aquellas operaciones que deban ser presentadas al Comité de Comunicación y Control o, en su caso, al Oficial de Cumplimiento para dictaminarlas como Inusuales.
  • Establezcan que los resultados de los análisis de operaciones presentadas al Comité de Comunicación y Control o, en su caso, al Oficial de Cumplimiento para efectos de su Dictaminación, deberán constar por escrito y quedar a disposición de la SHCP y de la CNBV, por lo menos durante 10 años.
  • Señalar que, en el supuesto de que una Operación Relevante sea también considerada como Inusual, se deberá formular por separado un reporte para cada Operación
  • Indicar que para la elaboración de reportes de Operaciones Inusuales e Internas Preocupantes, se deberán tomar en cuenta las propuestas de buenas prácticas que emita la SHCP.
  • Establecer que, en caso de que la sociedad cuente con información basada en indicios o hechos concretos de que al pretenderse realizar una operación, los recursos pudieran provenir de actividades ilícitas o estar destinados a favorecer los delitos previstos en los artículos 139, 148 Bis o 400 Bis del Código Penal Federal, deberá enviar un reporte de Operación Inusual insertando la leyenda “Reporte de 24 horas”.
  • Indicar que la sociedad deberá reportar como Operación Inusual en un plazo de 24 horas, cualquier operación que se lleve a cabo con personas vinculadas con el terrorismo o su financiamiento, o con otras actividades ilegales.
  • Señalar que el personal, una vez que conozca la información de que se trata, debe hacerla del conocimiento inmediato del Oficial de Cumplimiento para que este cumpla con la obligación de enviar el “Reporte de 24 horas”.
  • Establecer el plazo y el medio para reportar operaciones que hubiesen sido dictaminadas como Internas Preocupantes, así como las circunstancias conforme a los cuales se determinará si una operación debe ser calificada como Interna Preocupante.

ESTRUCTURAS INTERNAS

  • En caso de no integrar Comité de Comunicación y Control, por contar con menos de 25 empleados a su servicio, ¿establece expresamente en su Manual de Políticas y Procedimientos, o bien, en algún otro documento, que las funciones del referido Comité deberán ser desempeñadas por el Oficial de Cumplimiento, especificando las mismas?
  • En caso de contar con Comité de Comunicación y Control, ¿su Manual establece las funciones que dicho Comité deberá realizar?
  • ¿La SOFOM E.N.R., establece expresamente en su Manual, o bien, en algún otro documento, los mecanismos, procesos, plazos y momentos que se deberán observar en el desempeño de las funciones del Comité de Comunicación y Control indicadas en las Disposiciones?
  • ¿El Manual establece las funciones que el Oficial de Cumplimiento deberá realizar?
  • ¿La SOFOM E.N.R., establece expresamente en su Manual, o bien, en algún otro documento, los procedimientos conforme a los cuales el Oficial de Cumplimiento desempeñará las funciones y obligaciones establecidas en las Disposiciones?

CAPACITACIÓN Y DIFUSIÓN

Su Manual de Políticas y Procedimientos cuenta con criterios y procedimientos para:

  • Llevar a cabo la impartición de cursos de capacitación, por lo menos una vez al año, que deberán estar dirigidos especialmente a los funcionarios y empleados que laboren en áreas de atención al público o de administración de recursos.
  • Llevar a cabo la difusión de las Disposiciones y de sus modificaciones, así como de la información sobre técnicas, métodos y tendencias para prevenir, detectar y reportar operaciones que pudiesen actualizar los supuestos previstos en los artículos 139, 148 Bis o 400 Bis del Código Penal Federal.
  • Expedir constancias que acrediten la participación de los empleados en los cursos de capacitación, así como las medidas que se adoptarán en caso de no obtener resultados satisfactorios en la evaluación que se les practique.

SISTEMAS AUTOMATIZADOS

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Es necesario ver si el Manual de Políticas y Procedimientos indica las funciones que deberá llevar a cabo su sistema automatizado para:

  • Conservar y actualizar, así como permitir la consulta de los datos relativos a los registros de la información que obre en el expediente de identificación de cada cliente.
  • Generar, codificar, encriptar y transmitir de forma segura a la SHCP, por conducto de la CNBV, la información relativa a los reportes de operaciones relevantes, operaciones inusuales y operaciones internas preocupantes así como aquella que deba comunicar a la SHCP o a la CNBV, en los términos y plazos establecidos en las Disposiciones.
  • Clasificar los tipos de operaciones o productos financieros que ofrezca la entidad a sus clientes o usuarios, con base en los criterios que establezca la misma, a fin de detectar posibles operaciones inusuales.
  • Detectar y monitorear las operaciones realizadas por un mismo cliente o usuario
  • Ejecutar el sistema de alertas que permita dar seguimiento y detectar oportunamente cambios en el comportamiento transaccional del cliente o usuario, así como contribuir a la detección, seguimiento y análisis de las posibles operaciones inusuales e internas preocupantes.
  • Agrupar en una base consolidada las diferentes operaciones o contratos de un mismo cliente, a efecto de controlar y dar seguimiento integral a las operaciones.
  • Conservar registros históricos de las posibles operaciones inusuales y operaciones internas preocupantes.
  • Servir de medio para que el personal de la entidad reporte a las áreas internas que la misma determine, de forma segura, confidencial y auditable, las posibles operaciones inusuales u operaciones internas preocupantes.
  • Mantener esquemas de seguridad de la información procesada, que garanticen la integridad, disponibilidad, auditabilidad y confidencialidad de la misma.
  • Ejecutar un sistema de alertas respecto de aquellas operaciones que se pretendan llevar a cabo con personas vinculadas con el terrorismo o su financiamiento, o con otras actividades ilegales, que involucren países o jurisdicciones que aplican regímenes fiscales preferentes o que no cuenten con medidas para prevenir, detectar operaciones con recursos de procedencia ilícita o financiamiento al terrorismo, así como con PEP’s.

RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD

¿Su Manual establece el criterio y procedimiento para que los miembros del consejo de administración, los miembros del Comité de Comunicación y Control, el Oficial de Cumplimiento, los directivos, funcionarios, empleados, apoderados y factores de la Entidad, mantengan absoluta confidencialidad sobre la información relativa a los reportes, de los requerimientos de información, así como de las órdenes de aseguramiento que emita la autoridad?

OTRAS OBLIGACIONES

Es necesario ver si el manual cuenta con criterios y procedimientos para:

  • Proporcionar a las autoridades correspondientes, toda la información y documentación que le requieran.
  • Establecer las metodologías y modelos de riesgo homogéneos y uniformes acordes a las características generales de diversos tipos de operaciones, para detectar y reportar los actos, omisiones u operaciones que pudiesen actualizar los supuestos previstos en los artículos 139, 148 Bis o 400 Bis del Código Penal Federal.
  • Verificar la autenticidad de dichos datos conforme a los procedimientos que establezca la SHCP.
  • Llevar a cabo el proceso de selección de su personal a fin de que cuente con la calidad técnica, experiencia y honorabilidad para llevar a cabo sus actividades (o bien, lo establece en algún otro documento).
  • Indicar mecanismos y sistemas para que sus empleados envíen directamente al área a cargo del Oficial de Cumplimiento, los avisos sobre hechos susceptibles de ser considerados como constitutivos de Operaciones Inusuales o Internas Preocupantes.
  • Procurar que se aplique en sus oficinas, sucursales, agencias o filiales en el extranjero, lo previsto en las Disposiciones de carácter general aplicables.
  • Establecer que se deberá conservar por un periodo no menor a 10 años, copia de los reportes, así como los datos y documentos que integran el expediente de identificación del usuario.
  • Llevar a cabo una revisión anual, por parte del área de auditoría interna, o bien, de un auditor externo independiente, a fin de evaluar y dictaminar el cumplimiento de las Disposiciones de carácter general aplicables, así como el plazo y el medio para remitir a la CNBV dicha información.
  • Establecer el plazo y el medio para remitir a la CNBV la información sobre la identidad de la persona o grupo de personas que ejerzan el control en la SOFOM E.N.R., así como cualquier cambio de dichas personas.
  • Elaborar una lista de Personas Políticamente Expuestas, tomando como base la lista que publique la SHCP.



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Información obtenida de:

http://www.cnbv.gob.mx/PrevencionDeLavadoDeDinero/Video-Tutoriales/Paginas/Sofomes-ENR.aspx

http://www.cnbv.gob.mx/PrevencionDeLavadoDeDinero/Avisos/Avisos%20Sofomes/Instructivo_Solicitud_DictamenT%C3%A9cnico.pdf