El oficial de cumplimiento es la persona responsable de vigilar la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Prevención del Lavado de Dinero en una entidad financiera, realiza investigaciones y análisis de toda la información concerniente a clientes, personal, proveedores, accionistas, negocios, etc., revisa que los recursos que ingresan al sistema financiero, o bien en las actividades vulnerables provengan de fuentes lícitas.
Dentro de sus tareas está revisar casos de posible lavado de dinero, analiza alertas inusuales detectadas por los sistemas de monitoreo, envía reportes regulatorios y también escala a los órganos de gobierno correspondientes cualquier caso que se requiera investigar y/o aprobar, entre otros.
Debe contar con experiencia en el manejo de riesgos, dominar políticas internas, implementar nuevas regulaciones en la materia, profunda capacidad de análisis y capacitar al personal. Tiene una responsabilidad tripartita: administrativa, civil y penal.
¿Quiénes deben de contar con un oficial de cumplimiento?
Los bancos, casas de bolsa, aseguradoras, Fintech, Sociedades Financieras de Objeto Múltiple (Sofomes). Las entidades financieras que realicen actividades vulnerables deben contar con la designación de un oficial de cumplimiento en materia de Prevención de Lavado de Dinero (PLD).
Certificaciones con las que debe contar
1.Certificación de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV) en materia de Prevención de Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo (PLD/FT)
Es un mecanismo de profesionalización en PLD/FT para los auditores, oficiales de cumplimiento y demás profesionales que prestan sus servicios a las entidades y personas sujetas a la supervisión de la CNBV.
2.Certificación de la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF) Actividades Vulnerables
La certificación para el sector de actividades vulnerables que otorga la UIF, busca la profesionalización de los sujetos obligados para fortalecer el régimen PLD/CFT y los estándares internacionales en la materia, podrán obtenerla:
- Quienes realizan actividades vulnerables (artículo 17 de la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (LFPIORPI)
- Responsables encargados de cumplimiento (artículo 20 de la LFPIORPI)
- Cualquier persona interesada, que cumpla con el procedimiento y los requisitos establecidos por la UIF.
La certificación es otorgada en términos del artículo 34 Bis de las Reglas de Carácter General a que se refiere la LFPIORPI, su vigencia es de cinco años.
Funciones de un oficial de cumplimiento
+ Orienta y adiestra a empleados sobre la aplicación de las leyes dentro de todas las políticas y procedimientos operacionales de la institución.
+ Verifica que se mantengan los controles internos necesarios.
+ Realiza evaluaciones de cumplimiento periódicas en los distintos departamentos para asegurarse que se estén realizando las operaciones conforme a las manuales y políticas vigentes.
+ Establece sistemas de evaluación y monitoreo para reportar transacciones sospechosas.
+ Recibe, registra y atiende con prontitud todo lo referido a situaciones sospechosas que notifique el personal de la institución, entidad, empresa u organización.
+ Realiza las investigaciones y el análisis de toda la información concerniente a clientes, personal, proveedores, accionistas, negocios, etc.
+ Revisa periódicamente las transferencias de fondos para asegurar que se esté obteniendo toda la información necesaria e informes requeridos.
+ Evalúa los contratos y formularios utilizados para todo negocio, asegurándose que cumplan con todas las disposiciones contenidas en las leyes y reglamentos aplicables.
+ Asesora al personal y aclara dudas relativas al cumplimiento.
+ Notifica a la administración los informes de situación sospechosas emitidos y las posibles violaciones de ley, reglamentos o deficiencias detectadas y el plan de acción definido para enmendar tal situación.
+ Actualiza conocimientos relacionados con su área de trabajo. Participa de adiestramientos, seminarios, talleres y otras actividades de educación continúa relacionados con la actualización sobre prevención de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo.
+ Certifica el cumplimiento del reglamento por empleados, gerencia y jefes de departamentos.
Muchas entidades financieras, si bien se han preocupado por preparar y capacitar a quien designan como oficial de cumplimiento, ello no necesariamente implica que estén formando personal para esa posición o para el área de PLD/FT, y asumen un riesgo al no tener personal preparado para sustituir al oficial de cumplimiento en cualquier momento. Ese riesgo implica posibles incumplimientos a la normatividad, la no supervisión de la aplicación de las políticas y procedimientos internos, la no identificación de riesgos asociados a lavado de dinero y financiamiento al terrorismo, entre otros.
Se sabe que el puesto de oficial de cumplimiento conlleva responsabilidades y el alcance de éstas, por ello, es importante que las entidades establezcan programas para formar personal que se especialice en la regulación de PLD/FT, además de otros temas relacionados como riesgos.
Esa formación no solo debe considerar al oficial de cumplimiento, sino también al personal que participa en el área de PLD/FT, porque en algún momento, de entre ellos pueden nombrar al nuevo oficial de cumplimiento o al oficial interino.